Obrada faktura

Obrada faktura

Unos faktura

Kada ste spremni da ručno unesete fakturu pritisnite Izlazni računi u glavnom prozoru, zatim kliknite na Obrada računa / Računi. Ovo će vas odvesti na prozor Lista računa. Tamo ćete videti listu svih otvorenih faktura koje su unete za vašu kompaniju ili odeljenje. Kada pritisnete dugme Novi pojaviće se novi prozor sa već popunjenim nekim poljima. U ovom prozoru unosite fakturu.

Polje Broj fakture će biti popunjeno automatski prvim slobodnim brojem fakture u sistemu čim se faktura plasira. Nema potrebe da se ovo polje menja.

Polje Datum se automatski popunjava današnjim datumom. Ako je potrebno može se promeniti datum unosom novog datuma u formatu dd.mm.gggg.

Polje Šifra kupca omogućava vam da pronađete željenog kupca koji se nalazi u bazi podataka. Klikom na padajuću listu, videćete listu svih kupaca, a željenog kupca ćete moći naći pretraživanjem po nekom od kriterijuma: šifra kupca, naziv, status i dr. Neophodno je da izaberete kriterijum po kom želite da tražite i unesete vrednost tog kriterijuma, npr. Šifra kupca: kupac1. Kliknete na Search i izlistaće vam se svi kupci sa sličnim nazivom. Izborom željenog kupca, popunjavaju su sva ostala polja koja su u vezi sa kupcem, a podešena su prilikom unosa kupca. To su polja Mesto isporuke, Isporuka za, Isporuka preko i Uslovi plaćanja.

Polje Broj porudžbine se ne koristi kada se faktura unosi ručno. Ostavite ovo polje na podrazumevanoj vrednosti.

Polje Tip transakcije se popunjava automatski. S obzirom da se unosi nova faktura odabrana je vrednost Faktura.

Polje Datum otkazivanja označava datum do kad faktura mora biti primljena ili će biti otkazana. Ako je poznat, taj datum se unosi u formatu dd.mm.gggg. Ako se taj datum ne zna ovo polje može ostati prazno.

U polje Prodavac treba uneti šifru prodavca za dati račun. Šifra se bira iz padajuće liste, a ukoliko šifra ne postoji, ovo polje se može ostaviti na podrazumevanoj vrednosti.

Polje Magacin određuje iz kog magacina roba za ovaj račun dolazi. Izaberite magacin iz padajuće liste. Ako magacin nije poznat ili vaša kompanija koristi samo jedan magacin u ovom polju može se ostaviti podrazumevana vrednost.

Polje Mesto isporuke je popunjeno adresom na koju će se isporučiti roba. Ako se isporuka vrši na adresu koja je drugačija od adrese kupca unesite drugu adresu u kartici Mesto isporuke.

Polje Datum isporuke se automatski popunjava današnjim datumom i predatavlja datum isporuke robe po datom računu. Ako je potrebno, može se promeniti unosom novog datuma u formatu dd.mm.gggg.

Polje Isporuka preko označava način isporuke robe. Bira se iz padajuće liste ukoliko nije podešeno ili je drugačije od onog što je uneto prilikom kreiranja kupca.

Polje Uslovi plaćanja označava vremenski period za koji će se izvršiti plaćanje. Bira se iz padajuće liste ukoliko nije podešeno ili je drugačije od onog što je uneto prilikom kreiranja kupca.

Polje Isporuka za je opciono, a koristi se ako je faktura za tačno određenu lokaciju ali se prethodno šalje na drugu adresu. Na primer ako se faktura šalje u magacin ali će se odatle slati u prodavnicu onda se šifra te prodavnice upisuje u polje Isporuka za. U većini slučajeva ovo polje ostaje prazno.

Unos dodatnih informacija o fakturi

Kartica Osnovni podaci

Većina informacija o kupcu se popunjava automatski kada se izabere šifra kupca, ali ipak se nekoliko polja mora popuniti ručno.

Ako je ova faktura i otpremnica kupcu otkačite polje Isporučeno kupcu.

Datum dospeća fakture se popunjava automatski današnjim datumom. Ako je potrebno ovaj datum se može izmeniti u formatu dd.mm.gggg.

Polje Oslobođenje od poreza se popunjava automatski kada se izabere kupac, ukoliko je taj kupac oslobođen plaćanja poreza i ta informacija je unešena u Informacije o kupcima.

Polje Šifra i kurs valute određuje koju valutu i kurs valute vaša kompanija koristi. Ovo polje se automatski popunjava na osnovu podataka unetih prilikom određivanja profila vaše kompanije. Nema potrebe da se ovo polje menja.

Ako za ovu fakturu odobravate određeni popust (npr. 10% od celog računa), unesite taj procenat u polje Procenat rabata. Ako ne odobravate popust ovo polje može biti ostavljeno na podrazumevanoj vrednosti 0.

Polje Rbt iznos se automatski popunjava na osnovu procenta popusta unešenog u polje Procenat rabata.

Ako se na bilo koju stavku fakture plaća porez, polje Oporezovo će biti automatski popunjeno ukupnim iznosom poreza. Nema potrebe da se ovo polje ručno menja.

Polje Šifra uslova plaćanja se popunjava automatski na osnovu uslova koji su vezani za datog kupca i upisani u Informacije o kupcu.

Polja Procenat poreza i Iznos poreza automatski će se popuniti na osnovu Poreske grupe koja je prethodno izabrana.

Sledeća polja Provizija, S., C., sepopunjavaju automatski kada se u račun unesu stavke. Nema potrebe da se ova polja menjaju. Provizija predstsvlja proviziju plaćenu prodavcu za ovaj račun, S predstavlja ukupnu prodajnu cenu računa (ali nije ukupan iznos računa) i C predstavlja ukupne troškove računa.

Kartica Plaćanja

U ovom prozoru unećete podatke vezane za plaćanje ove fakture, ako kupac plaća fakturu u momentu plasiranja.

Ako će kupac plaćati po fakturi nema potrebe da se u ovom trenutku ovaj prozor pounjava.

Polje Prodaja GK se popunjava automatski na osnovu informacija unetih u procesu definisanja lagera (artikala).

Izaberite Plaćanja (npr. virmanski, kreditna kartica, keš itd) koji kupac koristi iz padajuće liste polja Šifra načina plaćanja.

Unesite ostale informacije o plaćanju u ostala polja, Broj i datum čeka (ako je plaćanje čekom) ili informacije o kreditnoj kartici (ako se plaća putem kartice).

Polje avansni račun popunjavate iz padajuće liste izborom avansnog računa ukoliko isti postoji za datog kupca. I otkačite okvir Ima avansni račun.

Dosta polja u ovom prozoru popunjavaju se automatski na osnovu informacija unetih u glavnom prozoru.

Kartica Dodatno

Ovde se unose informacije o načinu isporuke. Broj vozila, oznaka vozila, broj otpremnice, datum otpremnice.

Kartica Beleške

Unos različitih vrsta beleški.

Kartica Kupci

Informacije o kupcima koje su automatski upisane na osnovu šifre kupca.

Kartica Mesto isporuke

Ukoliko je adresa mesta isporuke drugačija od adrese kupca, možete uneti novu adresu klikom na Novo u gornjem desnom uglu, nakon što kliknete na karticu Mesto isporuke. Otvoriće se novi prozor gde možete da unesete potrebne podatke. Nakon potvrđivanja klikom na OK, videćete novu adresu i moći će se promeniti polje Mesto isporuke u gornjem delu prozora.

Kartica Zatvori

Zatvara liniju sa dodatnim informacijama.

Polja u žutom okviru se popunjavaju automatski u toku obrade faktura. Nema potrebe za menjanjem ovih polja.

Polje Međuzbir će se pouniti kada se unesu stavke faktura. Za sada ovo polje može ostati na podrazumevanoj vrednosti 0.

U polje Isporučivanje unesite troškove transporta.

Ako su troškovi transporta oporezivi otkačite polje Porez na transport.

U polju Porez izaberite poresku grupu koju vaša kompanija koristi iz padajuće liste. Ako niste sigurni možete izabrati podrazumevanu vrednost koja je odabrana kada su unošeni podaci o vapoj komaniji. Da bi se ostatak polja mogao popuniti tačnim vrednostima ovo polje mora biti popunjeno. Kada se izabere poreska grupa, procenat vezan za tu grupu se automatski popunjava i izračunava se porez na one stavke koje su označene kao oporezive.

Polje Ukupno će biti automatski popunjeno kada se unesu stavke u prozoru Stavke fakture.

Nakon unosa svih informacija u ovom prozoru sledi unos stavki za tu fakturu.

NAPOMENA: MORATE uneti pojedinačne stavke fakture pre nego što možete preći na sledeći korak.

Unos stavki faktura

Kada se unesu svi osnovni podaci o fakturii, sledeći korak je unos stavki. Na sredini prozora za obradu fakture nalazi linija Stavke. Pritisnite Novi (na desnoj strani prozora u tom redu) da biste otvorili novi prozor za unos nove stavke fakture.

U polju Šifra proizvoda. Pritisnite dugme na kraju ove linije da biste dobili listu svih proizvoda koje vaše preduzeće prodaje. Izaberite proizvod iz te liste pritiskajući dugme Izaberi. Proizvod će se pojaviti u polju Šifra proizvoda.

Polje Opis će se automatski popuniti nazivom proizvoda.

Polje Serijski / LOT broj treba da sadrži bar kod proizoda, ukoliko postoji.

Polje Magacin / Prostor se automatski popunjava iz informacija o artiklima, ukoliko su tamo naznačeni. A ukoliko nisu, onda se određuje magacin iz kog roba izlazi, izborom iz padajuće liste.

U polje Količina unesite količinu proizvoda koju želite da poručite.

Polje JM (jedinica mere) se popunjava automatski na osnovu informacija vezanih za dati proizvod unetih u procesu definisanja artikala (definisanja lagera). Ukoliko nije definisano, upisuje se jedinica mere.

Polje Težina se popunjava automatski na osnovu informacija vezanih za dati proizvod unetih u procesu definisanja artikala (definisanja lagera).

Okvir Oporezovo je otkačen automatski ako se na proizvod plaća porez što se određuje u procesu definisanja artikala (definisanja lagera). Ako postoji potreba da se ovaj podatak izmeni samo u datom računa okvir se može promeniti.

Polje Rabat sadrži procenat rabata koji se daje kupcu za taj proizvod. Ako se rabat ne daje, ovo polje ima vrednost 0.

Cena po jedinici proizvoda se popunjava automatski na osnovu informacije koja je uneta prilikom definisanja artikla. Ako nije uneta, unosi se u ovom polju.

Polje Poreska grupa će biti automatski popunjeno ako je otkačen okvir Oporezivo, poreskom grupom kojoj pripada dati artikal. Isto će se automatski popuniti polje %, iznosom procenta koji odgovara datoj poreskoj grupi.

Polje Iznos će se popuniti izračunatim iznosom poreza za datu količinu.

Polje Ukupnol se računa automatski na osnovu cene i količine proizvoda.

Konto prodaje će se popuniti automatski na osnovu konta definisanog u procesu deifinisanja artikla. Nema potrebe da se ovaj podatak menja.

Polje Šifra projekta se popunjava ako je ovaj račun deo nekog projekta. Ako postoji, projekat se može izabrti iz padajuće liste.

Kada ste završili sa unosom osnovnih informacija o proizvodu možete preći na sledeći korak, klikom na OK. Svaku sledeću stavku unosite na isti način.

Ako želite da promenite neku stavku ili da je uklonite sa računa, kliknite na neku od ikonica ispred te stavke. Menja stavku

Briše stavku

Kada su sve informacije o fakturi unete i faktura je konačna pritisnite dugme Knjiži fakturu. Da bi faktura definitivno ušla u sistem MORATE pritisnuti dugme Knjiži fakturu. Ovo će omogućiti sistemu da pravilno proknjiži fakturu, debit (zaduži) lager za tražene količine ii pripremi fakturu za štampanje. Posle ovoga nikakve izmene u fakturi se ne mogu vršiti zato je važno proveriti da li su unete sve tražene i tačne informacije pre nego što se pritisne dugme Knjiži. Kada se pritisne dugme Knjiži fakturu ovaj prozor se zatvara i vraćate se u glavni prozor.

Procedure

Dugme Promeni vrši izmene podataka u fakturi.

Dugme Izračunaj isporuku

Dugme Izračunaj računa vrednost fakture.

Dugme Knjiži šalje fakturu na knjiženje nakon čega nije moguće vršiti bilo kakve izmene.

Dugme Zapamti šalje fakturu u Zapamćeni računi.

Dugme OK čuva fakturu i omogućava izlaz na glavni prozor.

Dugme Odustani otkazuje sve urađeno na fakturi.

U listi računa, svaku fakturu možete da pregledate, štampate, pošaljete ili snimite i to u obliku računa R, račun-otpremce RO ili otpremnice O, klikom na ispod određene slovne oznake.

Iz prozora pretraživača možete račun štampati, poslati elektornskom poštom ili ga sačuvati za kasniju upotrebu. U prozoru ćete videti pregled otpremnice, kako će ona izgledati na štampi. Prikazuje se prva strana otpremnice, a ako ima više strana spustite se dole da vidite i ostale strane.

Štampanje:

NAPOMENA: Ako je ovo prvi put da štampate iz Informatix programa potrebno je podesiti margine na 6,3mm. Da bi ste ovo uradili treba da izaberete Page Setup u File meniju vašeg pretraživača i promenite sve margine (gornju, donju, levu i desnu) na 6,3mm. Ovo je potrebno da bi račun mogao da stane ne papir A4 formata. Takođe proverite da se zaglavlja i fusnote (header and footer) ne štampaju. Ovo se može podesiti takođe u prozoru Page Setup vašeg pretraživača (polja Header i Footer treba da budu prazna).

Ukoliko ste već štampali neki dokument iz Informatix programa onda jednostavno odštampajte otpremnicu iz vašeg pretraživača kao i obično.

Slanje:

Da biste otpremnicu poslali elektronskom poštom (npr. ako hoćete da pošaljete otpremnicu menadžeru magacina da je on odštampa) u pretraživaču u kom je otpremnica prikazana iz File menija izaberite Send, a zatim Page by Email. Ovo će pokrenuti vaš program za poštu i formirati novu poruku sa vašom otpremnicom u njoj. Popunite adresu primaoca i pošaljite poruku kada budete želeli.

Snimanje:

Da biste snimili otpremnicu za kasniju upotrebu iz File menija u vašem pretraživaču izaberite Save As. Izaberite mesto gde želite da je sačuvate, unesite naziv i pritisnite Save. Otpremnica je sačuvana na vašem hard disku.

Kada ste završili rad sa ovim dokumentom ili kada ste ga odštampali, možete zatvoriti taj prozor i vratiti se u prozor Lista računa. Otkačite okvir pored fakture koju ste upravo odštampali kako biste kasnije znali da je taj račun već štampan.

Kada ste završili sa ovim prozorom pritisnite OK da biste se vratili u glavni prozor.

Iz liste računa možete izvršiti knjiženje faktura koje nisu proknjižene. To ćete uraditi tako što ćete označiti sve fakture koje želite da proknjižite i kliknete na dugme Proknjiži odabrano u gornjem desnom delu ekrana.

Pregled zatvorenih računa

Klikom na Pregled zatvorenih računa, otvara vam se Lista zatvorenih računa gde možete da pogledate sve račune za koje je izvršena uplata i koji se smatraju zatvorenim Ove fakture možete pogledati, ali ne i menjati, možete štampati, snimiti ili slati u vidu dokumenta ili prekopirati u arhivu računa.

Ako želite da prekopirate fakture u Arhivu faktura, označite sve fakture koje želite da prekopirate i kliknite na Kopiraj odabrano u arhivu u gornjem desnom ugu.

Ako želite da sve fakture prekopirate u arhivu, kliknite na Kopiraj sve u arhivu u gornjem desnom uglu.

Pregled arhive računa

Klikom na Preged arhive računa, otvara se Lista arhive računa, koja sadrži sve arhvivirane fakture.

Arhivirane fakture možete pogledati i štampati u vidu dokumenta.

Zapamćeni računi

Lista zapamćenih računa sadrži sve račune koje ste zapamtili radi daljeg korišćenja. To su računi koje često koristite i čiji se sadržaj bitno ne menja. Od ovih računa uvek možete da napravite novi na jednostavan način. Dovoljno je da označite fakturu od koje želite da napravite novu i kliknete na Napravi račun u gornjem desnom uglu.

Račune na ovoj listi možete i da menjate, klikom na ispred željene fakture. Ili da pogledate, snimite, pošaljete ili odštamparte dokument, klikom na .

Brisanje faktura

Fakture se mogu obrisati samo ako nisu proknjižene.